本辦法依桃園市社會住宅服務中心設置自治條例（以下簡稱本自治條例）第三十四條第四項規定訂定之。

本中心辦理採購作業之單位及職掌定義如下：
一、請購單位：指有採購需求或使用需求，並提出採購案件之申請、詢價及訂定採購需求規範或驗收之單位。
二、採購單位：指負責辦理採購開標、比價、議價、訂購、驗收，以及採購品項異常處理等作業之單位。但請購金額新臺幣十五萬元以下之採購案件，得由請購單位擔負採購權責。
三、權責主管：依本中心核決權限表辦理。
四、監辦（驗）單位：為本中心財務會計組及內部稽核單位，或執行長指定之人員，負責實地監視或書面審核辦理開標、比價、議價、決標及驗收是否符合本辦法規定之程序。
五、會辦單位：指會同辦理採購及驗收之單位。
六、協驗單位：指採購案負責規劃設計、監造、勞工安全、環保、品質檢測等人員。
前項人員為本中心人員，另得委外聘請具專業知識人員協助驗收作業。

本中心辦理財務、勞務及工程採購達採最有利標者，或經權責主管指示之請購案，應組成採購審議會。其成立時間視請購案性質決定，得於公告招標前或評選當日成立。
一、置委員三人以上，由權責主管每年指派本中心內部具有與採購案相關專門知識之人員兼任之。並得視個案需要，邀請外部有關人員或學者、專家提供諮詢意見。
二、前款人員、列席人員及工作人員屬本中心內部人員者為無給職；邀請外部有關人員或學者、專家得依規定支付審議相關費用。
三、外部有關人員或學者、專家出席得依下列標準支給費用：
(一)交通費：由遠地前往者（三十公里以外），得參照本中心員工國內出差旅費報支要點規定，覈實支給交通費。
(二)出席費：
   1.財物及勞務採購：每次會議新臺幣二千五百元。
   2.工程採購：預算金額未達新臺幣五億元者，每次會議二千五百元，預算金額每增加十億元時，出席費得增加一千元，出席費最高不超過五千元。
   3.公開採購前之會議，每次出席會議二千五百元。
   4.出席費最高不超過五千元。
四、採購審議會議，應有委員總額二分之一以上出席，其決議應經出席委員過半數同意。
五、委員對於所知悉之招標資訊，除供公務上使用或法令另有規定外，應保守秘密，對於利益迴避準用政府採購法之評選會議相關規定。
六、審議事項：
  (一) 訂定或審定招標文件之評選項目、評選標準及評定方式。
  (二) 辦理廠商評選。
  (三) 協助本中心解釋與評選標準、評選過程或評選結果有關之事項。
七、得免成立採購評選會案件：
  (一) 符合緊急採購規定，由採購單位逕行辦理採購作業。
  (二) 經檢討採續約辦理者。
  (三) 年度例行事務性服務、維護、租賃、物料及保險等。
  (四) 採購案採最低標決標，且經執行長或其授權人員核准者。
八、投標文件內容眾多或涉及專門知識，且屬本中心為處理與業務有關之重要文件資料，經本中心認評選委員於評選前確有實質書面審查之必要者，報經副執行長核准，得要求外部有關人員或學者、專家於召開評選會議前提供書面意見，並支給審查費，依投標廠商之投標文件按件計酬，每件不得超過一千元，每案至多以三千元為上限。

採購單位應注意以下事項： 
一、協助請購單位之需求及採購方式提供適法性之採購建議。
二、採購經辦人員辦理詢價、比價、議價作業前，應確認廠商報價內容是否符合請購條件，以品質符合要求且最佳者為優先採購對象，並將結果送請核決權責主管核定採購價格及供應廠商。另採購人員應蒐集市場行情資料，整理廠商提供具參考價值資料，按廠商類別歸檔，供日後詢、議價之參考。
三、採購案核准後，訂購時應簽發採購單，若採購金額達新臺幣三十萬元者，另訂定契約規範。
四、本中心辦理採購之文件，除依會計法或其他法律規定保存者外，應另備具一份，保存於本中心指定之場所。
五、配合內部之稽核。
六、承辦採購人員不得為驗收主驗人員。
七、採購人員每四年應進行職務輪調，並不得兼任不相容職務，例如請購、編製傳票及付款等。

請購作業程序如下：
一、採購案件應由請購單位填具簽呈或請購表單，經會簽相關單位及財務會計組審查，陳權責主管核定後，送交採購單位辦理。
二、提出預算分析說明。
三、依採購需求，列出名稱、規格、數量，並註明分期方式、驗收標準、保固年限及相關罰則。
四、簽呈或請購表單核定權責依本中心核決權限表辦理。
五、經常性需求項目宜簽定年度供應契約，由請購單位以書面方式提出申請，經前項權責主管核定後，送採購單位辦理採購訂約，其請購單位得為驗收單位。
六、請購異動注意事項如下：
  (一) 請購案完成訂購前：
請購案內容經核定後，如須修改規格、數量、金額等項時，請購單位應按原請購方式，註明原由、更改內容等，依請購案簽、會核程序，經請購權責主管核定後，送交採購單位辦理。
  (二) 請購案完成訂購後：
    1、訂購後如須辦理規格、數量、金額、交貨期、會計科目等項目異動時，請購單位應先協調採購單位確定可行後，以書面方式陳報核定後辦理。
    2、涉及加減帳者，如有調整項目，且無原訂購單價可循時，應依議價規定程序辦理議價，加減帳結果應作成紀錄，併原案作為訂購異動之依據。
    3、未經完成請購異動及其訂購程序者，不得辦理驗收作業。

本中心辦理開標時由採購單位及請購單位依採購規範對投標廠商資格、規格及價格進行審查，於審查通過後依招標文件續為辦理評選或決標。
於辦理開標、比價、議價前，由採購單位簽請執行長或其授權人員指派主持人，開標時並由請購單位承辦人或主管與會。

本中心開標時採購單位及請購單位應依採購條件對投標廠商資格及規格進行文件審查。文件審查通過後，即進行開標或議價比價作業。
開標、議價、比價、決標會議前，由採購單位簽請本中心核決權人或其授權人員指派主持人，並邀集請購單位主管、相關人員與會。

本中心辦理採購之決標，應依下列原則之一辦理，並應載明於招標文件：
一、訂有底價之採購，以底價以內之最低標為得標廠商。
二、未訂底價之採購，以合於招標文件規定，標價合理，且在預算金額以內之最低標為得標廠商。
三、以合於招標文件規定之最有利標，標價合理，且在預算數額內為得標廠商。
四、決標時得不通知投標廠商到場，其結果應通知各投標廠商。

廠商應依契約或相關約定，於完成部分或全部履約事項後，通知本中心辦理驗收作業，並得辦理部分驗收。
採購案件辦理驗收前，由請購單位完成履約項目檢查：
一、 財務請購：請購單位應將所購置之財物依採購單、契約、報價單或其他文件所列之品名、料號、數量、廠商、規格查點無誤後，再報請驗收。
二、 勞務採購：廠商完成履約後，由請購單位依契約、規格需求進行檢查後再報請驗收，並將檢查資料送交驗收單位辦理。
三、 工程採購：於廠商通知竣工後，由請購單位或委請專業技術人員辦理完工檢查後，再報請驗收，並將檢查資料、竣工圖等相關文件送交驗收單位辦理。